Erfolgreiche Hybrid-Workshops – das Beste aus zwei Welten

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Nachdem sie lange Zeit eher unbeliebt waren, werden uns Hybrid-Workshops in naher Zukunft mehr und mehr begleiten. Sie ermöglichen es uns, auch in Zeiten von Quarantäne und regionalen Lockdowns effizient zu bleiben, und sie bereichern die virtuelle Zusammenarbeit. Welche Erfolgsfaktoren es für ihr Gelingen gibt, beschreibt dieser Beitrag.

Was ist ein Hybrid-Workshop überhaupt?

Ein Hybrid-Workshop ist jede Art von Veranstaltung, die persönliche Begegnungen und digitale Teilnahmen kombiniert. Sie erfordern eine entsprechende Didaktik, ein erstklassiges technisches Setup sowie einen Co-Facilitator, der Trainer oder Moderatoren unterstützt.

In der Vergangenheit waren Hybrid-Workshops eine Seltenheit. In den meisten Organisationen und Entwicklungsinstituten ist es nach wie vor Standard, entweder persönlich mit allen Teilnehmern im Raum zu arbeiten, oder reine Online-Lernveranstaltungen zu organisieren. Wie immer zwingen uns Krisen dazu, kreativ zu sein und neue Wege zu gehen. Unmittelbar nach der ersten Covid-19-Schockstarre stiegen diese Hybrid-Workshops schnell von „No-Go“ zu „To-Go“ auf, um dringend notwendige Entwicklungsinitiativen im Unternehmen in Gang zu halten.

Was Hybrid-Workhops bieten

Von Anfang an positiv aufgefallen ist das „Real-Life“-Gefühl, das Hybrid-Workshops vermitteln. Für die Teilnehmer, die online dabei sind, ist es ein bisschen so, als wären sie mit dem Rest der Gruppe in einem Raum. Daher bieten sie eine gute Möglichkeit, gemeinsam an Themen zu arbeiten, auch wenn ein Teil des Teams sich von auswärts zuschaltet. In der virtuellen Zusammenarbeit im Allgemeinen und in der aktuellen Pandemiesituation im Besonderen sehen sich Unternehmen regelmäßig mit der Tatsache konfrontiert, dass einige Teilnehmer eines Meetings, Trainings oder Workshops nicht physisch teilnehmen können. Dies kann zu einer Reihe von Komplikationen führen – oder schafft eine perfekte Chance für die Entwicklung unter realistischen Bedingungen.

Basics für erfolgreiche Hybrid-Lernerfahrungen

Bezogen auf traditionelle Seminaren und Online-Formaten haben die meisten Trainer schon ihre Routinen in der Vorbereitung. Bei Hybrid-Workshops lohnt es sich, eine Schippe drauf zu legen, und zwar bei der technischen Ausstattung, die technische Unterstützung und Didaktik beziehungsweise persönliche Vorbereitung als Trainer.

1. Technisches Setup

Ein No-Brainer, aber immer wieder zu wenig beachtet: das technische Setup eines hybriden Workshops muss außerordentlich sein, wenn wir online effektiv arbeiten wollen. Zu den Grundlagen gehören ein High Speed Internet, korrekte Adapter für alle möglichen Geräte und Kabel, die lang genug für die Raumgröße sind – ja, unterschätzen Sie das nicht. Zusätzlich dazu habe ich hier noch einige praktische Ratschläge zusammengestellt, die hilfreich für die Einrichtung einer hybriden Lernumgebung sein können.

  • Mindestens zwei Kameras: Eine Kamera ist auf die Vorderseite des Raumes gerichtet, um Moderator und Offline-Präsentationsmaterialien wie Flipcharts, Whiteboards oder Poster zu erfassen. Die zweite Kamera befindet sich im hinteren Teil des Raumes, hinter den Face-to-face-Teilnehmern. Sie ermöglicht den Blickkontakt zwischen Moderator und virtuellen Teilnehmern.
  • Zwei große Bildschirme: Einer davon ist vorne im Raum als Präsentationsmedium positioniert. Der zweite steht im hinteren Teil des Raumes, neben der zweiten Kamera. Dadurch haben die virtuellen Teilnehmer einen fest zugeordneten physischen Platz im Klassenzimmer. Das macht es noch einfacher, ihnen auch im übertragenen Sinne Raum in der Lernerfahrung zu schaffen, ohne dass sie physisch anwesend sind.
  • Ein gutes Konferenzsystem: Die Investition in ein gutes Konferenzsystems  kann die Lernerfahrung unterstützen, nicht nur in hybriden Situationen.
  • Einfache, stabile Online-Kollaborationstools: Lassen Sie sich von den vielfältigen Angeboten inspirieren. Schaffen Sie ein Setup, in dem virtuelle und Face-to-face-Teilnehmer gemeinsam etwas visualisieren können. Die Auswahl ist groß. Gute Erfahrungen haben wir unter anderem mit Teamretro, Miro, Murial und Flinga gemacht. Um gemeinsam Entscheidungen herbei zu führen kann Cloverpop hilfreich sein. Umfragen lassen sich gut mit integrierten Tools in Zoom, Teams oderWebex erstellen oder auch mit Apps wie Mentimeter oder Slido. Um die Workshopeffektivität zu erhöhen, ermöglichen Sie es Ihren Teilnehmern asynchron Lerninhalte/fachliche Inputs vorab zu erfassen und messen Sie nach Möglichkeit den Lernfortschritt – sei es durch Lernplattformen wie area9, promote oder audiocont.

2. Technical Facilitator ist ein Muss  

In Webinaren haben Sie vielleicht eine Chance, ohne sie auszukommen, in Hybrid-Workshops sind technische Moderatoren ein absolutes Muss. Denn Vortragende beziehungsweise Trainer würden sich schlichtweg übernehmen, wenn sie Inhalt, Didaktik, Gruppendynamik und technisches Gelingen ständig im Auge haben müssten. Hier das Profil eines idealen Technical Facilitator:

> Technik-Experte: Er/Sie weiß meist alles über Kamerafunktionalität, Audio- und Internetverbindung sowie über das Tool der Wahl, um Ihre virtuelle Gruppe einzubeziehen (zum Beispiel Zoom, Skype, Adobe Connect oder GoToWebinar).

> Stress-resistent: Wenn grüne Lampen anfangen, rot zu blinken, oder „Ich kann Sie gerade nicht hören“ durch den Raum tönt, haben perfekte Technical Facilitator Nerven aus Stahl und bleiben ruhig wie Buddha, während sie sich um die Situation kümmern.

> Stimme der virtuellen Teilnehmer: Um zu verhindern, dass Trainer die ganze Zeit durch den Raum hüpfen müssen, liest der Technical Facilitator die Chat-Kommentare der virtuellen Teilnehmer vor und ist deren physische Stimme im Raum.

3. Didaktik und Einstellung als Trainer oder Moderator

Zuallererst: entspannen Sie sich! So ungewohnt die Hybrid-Workshops auch scheinen mögen. Mit etwas Erfahrung in sowohl Face-to-face-Trainings als auch Webinaren sind Sie absolut in der Lage, die Hybrid-Version erfolgreich durchzuführen. Zusätzlich im Folgenden ein paar Inspirationen, die den Einstieg erleichtern können:

> Die Vorbereitung: Ein mitreißender Hybrid-Workshop ist möglich – und er ist intensiv! Stellen Sie also sicher, dass Ihre persönlichen Batterien aufgeladen, und Sie in Ihrer maximalen Kraft sind.

> Es dreht sich alles um Resonanz: Sie kennen Ihren Inhalt sowieso! Achten Sie beim Hybrid-Workshop besonders auf den Lernfluss und die Resonanz mit den Teilnehmern.

> In Verbindung mit dem Technical Facilitator: Wie bereits erwähnt, spielt der Technical Facilitator bei hybriden Lernveranstaltungen eine entscheidende Rolle. Bleiben Sie daher in enger und freundlicher Verbindung und geben Sie ihm/ihr so die Möglichkeit, das volle Unterstützungspotenzial zu entfalten.

> Beziehen Sie beide Welten mit ein: Um das Setup, in dem Sie arbeiten, zu respektieren, kombinieren Sie so viele analoge und digitale Elemente wie möglich. Zum Beispiel:

  • Verwenden Sie das physische Flipchart für Notizen/Grafiken und zoomen Sie mit der Frontkamera hinein.
  • Mischen Sie virtuelle und Face-to-face-Teilnehmer in Breakout-Sessions. Ihr Ziel ist es, die Gruppe zu verbinden, nicht sie sauber in physisch und virtuell zu trennen. Das bedeutet auch: Face-to-face-Teilnehmer müssen ihre Laptops oder Tablets jederzeit griffbereit haben.
  • Verwenden Sie Musik, um beide Welten noch mehr zu verbinden.
  • Feiern Sie Erfolge gemeinsam: Es ist schwierig, virtuellen Teilnehmern ein schönes Papierzertifikat zu überreichen. In einem unserer Workshops wurden die PDF-Zertifikate deshalb genau zur gleichen Zeit an die Teilnehmer per E-Mail verschickt, als die Face-to-face-Teilnehmer ihre Zertifikate überreicht bekamen. In einem anderen Fall schickten wir kleine Flaschen Champagner/Saft an die virtuellen Teilnehmer, damit wir am Ende des Programms gemeinsam „anstoßen“ konnten.

> Mindset schärfen: Bleiben Sie während der Sessions kreativ und agil. Denn Hybrid-Workshops sind keine fertige Konserve zum asynchronen Downloaden. Verstehen Sie sie daher als fließende Veranstaltungen, die sich in Echtzeit und unter Ihrer Leitung als Moderator entfalten.

> Hören Sie Ihren Teilnehmern zu: Bitten Sie beide Welten proaktiv um Feedback zur Lernerfahrung und um Verbesserungsideen, damit das Lernevent von Stunde zu Stunde reibungsloser und wertvoller gestaltet werden kann.

Fazit

Hybrid-Workshops sind nicht die perfekte Lösung, aber Klassenzimmertrainings und Webinare sind es auch nicht. Wir erleben hybride Online-Veranstaltungen allerdings als eine farbenfrohe Ergänzung zu dem, was an Lernformaten bereits vorhanden ist. Wenn wir mit einem offenen Geist und der Bereitschaft zu Kreativität und spontaner Anpassung an sie herangehen, können sie Hybrid-Workshops Lern- und Entwicklungserfahrungen in Unternehmen sehr bereichern.

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Webtipps

www.miro.com

www.teamretro.com

www.murial.com

www.flinga.fi

www.cloverpop.com

www.mentimeter.com

www.slido.com

www.area9.com

www.promoteint.com

www.audiocont.com

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Masha Ibeschitz
Gründerin und CEO , | Website

Masha Ibeschitz ist Gründerin und CEO der Think Beyond Group. Sie ist Executive Coach, Trainer, Facilitator und Fachbuchautorin ("Was Trainings wirklich wirksam macht").

Masha Ibeschitz

Masha Ibeschitz ist Gründerin und CEO der Think Beyond Group. Sie ist Executive Coach, Trainer, Facilitator und Fachbuchautorin ("Was Trainings wirklich wirksam macht").