Onboarding: Was Mentoring- und Buddy-Programme leisten

Arbeitgeber, die neuen Mitarbeitern den Einstieg in das Unternehmen erleichtern möchten, stellen ihnen häufig Buddys oder Mentoren zur Seite. Was unterscheidet die beiden Modelle und welchen Nutzen bieten sie?

Buddy-Programme

Buddys begleiten Neueinsteiger aller Hierarchiestufen für die erste Zeit im Unternehmen auf der sozialen Ebene. Gerade am Beginn, wenn der Neue im Unternehmen noch keine persönlichen Ansprechpartner und Freunde hat und auch die ungeschriebenen Verhaltensregeln des Unternehmens nicht kennt,helfen Buddys freundlich und informell:

Häufig meldet sich der Buddy bereits kurz vor Arbeitsantritt beim Neueinsteiger und bietet so ein erstes Willkommen noch vor dessen Start im Unternehmen. Am ersten Tag begrüßt er ihn und geht mit ihm zum gemeinsamen Mittagessen oder zumindest auf einenKaffee.

Der Buddy erklärt die ungeschriebenen Regeln, die Werte und die „Dos and Don’ts“ des Unternehmens. Diese können sich von Organisation zu Organisation stark unterscheiden. Dazu gehören zum Beispiel Begrüßungsformeln, Kaffee- und Pausenregelungen oder auch der Dresscode im Unternehmen. Der Buddy steht auch für Fragen des neuen Mitarbeiters zur Verfügung, die dieser seinen Kollegen am Arbeitsplatz oder gar seinen Vorgesetzten nicht stellen möchte. So hilft er dem Neueinsteiger über die Unsicherheiten des Starts hinweg.

In der Regel begleitet der Buddy seinen Schützling die ersten drei Monate während des Onboarding-Prozesses. Da sich in dieser Zeit häufig persönliche Freundschaften entwickeln, bleiben viele Buddys mit ihren Betreuten auch nach dem Programmende in Verbindung – ein schöner Nebeneffekt!

Wie sich in den letzten Monaten gezeigt hat, hat die Rolle des Buddys im Online-Onboarding noch zusätzlich an Bedeutung gewonnen: Da sich im Homeoffice die Firmenkontakte deutlich reduzieren und meist auf Online-Konferenzen beschränkt sind, trifft dies die Neueinsteiger umso mehr, da sie ja noch keine persönlichen Erfahrungen und Kontakte im Unternehmen haben. Hier ist der Buddy der erste persönliche Ansprechpartner, Wegweiser und soziales Bindeglied zum Unternehmen, der dem Neuen überhaupt erst einen emotionalen Zugang und auch Bindung zum Unternehmen, dessen Identität und Werten ermöglicht. Umso wichtiger ist es, diese Online-Kontakte deutlich zu verstärken und durchaus auch digitale Kaffeepausen einzuführen.

Wer eignet sich als Buddy?

Buddys sollten das Unternehmen gut kennen und schon mindestens ein oder zwei Jahre dort arbeiten. Sie sollten eine grundsätzlich respektvolle und positive Einstellung gegenüber Menschen haben, über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen und einfühlsam auf andere zugehen können. Neben Zielorientierung ist auch Konfliktfähigkeit eine wichtige Voraussetzung. Zudem müssen Buddys vertrauenswürdig sein. Ein Neueinsteiger wäre wohl sehr enttäuscht, wenn er feststellen müsste, dass sein Buddy Infos über ihn weitergibt. In der Regel wird der Buddy auf derselben Hierarchiestufe wie der Neueinsteiger sein.

Damit auch der Buddy weiß, welche Aufgaben in dieser Funktion liegen und was von ihm erwartet wird, gibt es auch für die Buddys im Unternehmen eine kurze Einschulung und häufig auch ein- oder zweimal im Jahr ein Treffen, um Erfahrungen auszutauschen und diese auch zu nutzen, um den Onboarding-Prozess weiter zu verbessern.

Buddys erfüllen ihre Rolle neben ihren eigentlichen Aufgaben im Unternehmen. Daher muss auch der jeweilige Vorgesetzte mit dieser Funktion einverstanden sein und dem Buddy Zeit für diese zusätzliche Rolle einräumen.

Mentoring-Programme

Während Buddy-Programme vor allem der sozialen Integration in das Unternehmen dienen, unterstützen Mentoring-Programme die fachliche Entwicklung von Mitarbeitern. Im Unterschied zum Buddy, der fast immer auf derselben Hierarchieebene angesiedelt ist wie der Neueinsteiger, sind Mentoren in fachlicher Hinsicht weiter als ihre Mentees.

Mentoren fungieren als „Role Model“ oder Vorbilder für eine Funktion. Typischerweise begleitet hier ein erfahrener Kollege einen jungen Kollegen in seiner fachlichen Entwicklung. Einige Unternehmen setzen Mentoring auch gezielt im Onboarding ein:

So kann ein neuer Mitarbeiter für die fachliche Entwicklung einen Mentor und für die soziale Unterstützung beim Einstieg einen Buddy bekommen. Beiden Funktionen ist gemeinsam, dass siekeine Vorgesetztenfunktion haben. Der Buddy kommt in der Regel sogar aus einer anderen Abteilung als der neue Mitarbeiter.

Während die Buddy-Funktion nach einigen Wochen endet, begleitet der Mentor den Mentee in der Regel für zumindest ein Jahr, manchmal auch zwei bis drei Jahre. Dabei kann es sein, dass der Mentor mehrere Mentees gleichzeitig betreut.Unternehmen, die Mentoring für Neueinsteiger nutzen, haben häufig sehr verbindliche Aufgabenbeschreibungen für den Mentor formuliert. Der Mentor ist meist für die berufliche Performance des Mentees mitverantwortlich und beurteilt/benotet oft auch den Mentee in seiner Entwicklung. Das heißt, dass der Mentor große Verantwortung für die berufliche Entwicklung seines Mentees hat und auch Entwicklungspläne erarbeitet sowie Feedback gibt.

Weitaus häufiger wird in den Unternehmen jedoch Mentoring zur Förderung junger Potenzialträger eingesetzt. Hier finden sich sehr offene Systeme, die den Rahmen des Programms vorgeben, der einzelnen Mentor-Mentee-Beziehung aber viel individuellen Gestaltungsspielraum lassen.

Wer eignet sich als Mentor?

Als Mentor eignen sich besonders engagierte und interessierte sowie erfolgreiche Persönlichkeiten im Unternehmen. Häufig sind es Führungskräfte der höheren Hierarchiestufen. Die Einladung zum Mentoren-Programm ist auch eine Form der Wertschätzung und Anerkennung an den Eingeladenen.

Der Mentor muss sich bewusst sein, dass die Betreuung Zeit kostet, und er muss bereit sein, diese Zeit auch zu investieren. Dass er sein Unternehmen mit all seinen offiziellen und informellen Spielregeln kennt und fundierte fachliche Kenntnisse hat, ist eine Grundvoraussetzung für seine Tätigkeit.

Wesentlich sind jedoch emphatische, kommunikative Fähigkeiten, gepaart mit Geduld und idealerweise auch Humor. Da er den Mentee in dessen Entwicklung unterstützen und fördern soll, muss er auch bereit sein, Wissen weiterzugeben und Kontakte zu eröffnen. Es braucht keine eigene, zusätzliche Ausbildung, er sollte jedoch „Role Model“ für die Funktion sein.

Sonderformen des Mentorings

Einen besonderen Ansatz verfolgen „Cross-Mentoring“-Programme, die eine Verschränkung von Mentoren und Mentees über Unternehmensgrenzen hinweg bezwecken. Diese Programme sind besonders attraktiv, da sie zusätzliche Einblicke in verschiedene Unternehmen bieten und sich hier auch zusätzliche Karrierechancen ergeben. Zum Teil sind diese Cross-Mentoring-Programme auch Teil eines besonderen Förderprogramms, zum Beispiel im Bereich der Frauenförderung. In diesen Programmen übernehmen erfolgreiche weibliche Top-Führungskräfte Mentoren-Funktionen für weibliche Potenzialträgerinnen, um hier weibliche Führungskarrieren aktiv zu unterstützen.

Eine weitere, sehr interessante Variante ist das „Reverse-Mentoring“. Hier drehen sich die Rollen um und junge Mitarbeiter vermitteln älteren Kollegen neues Wissen, zum Beispiel im Bereich der sozialen Medien. Reverse-Mentoring-Programme dienen meist nicht nur der reinen Wissensvermittlung, sondern fördern auch eine Kultur des hierarchiefreien Wissenstransfers in Unternehmen.

Fazit

Sowohl Buddy- als auch Mentoren-Programme bringen für jedes Unternehmen vielfältige Vorteile, die nicht nur in der Integration und Bindung der neuen Kollegen liegen, sondern ganz besonders auch im Wissens- und Kulturtransfer auf allen Seiten: von Buddy und neuem Kollegen, Mentor und Mentee und nicht zuletzt dem gesamten Unternehmen. Man kann jedem Unternehmen nur empfehlen, diese Möglichkeiten für seine Weiterentwicklung zu nutzen.

Diese Fragen sollten Sie bei der Einführung von Mentoring klären:

• Welche Zielsetzung soll das Programm verfolgen? (zum Beispiel Förderung junger Potenzialträger im Rahmen des Talentmanagements)

• Wie viele Mentees sollen durch das Programm gefördert werden? (Dies ist meist abhängig von der Unternehmensgröße; Programme umfassen meist zehn bis 20 Personen.)

• Wie viele Mentees soll ein Mentor maximal betreuen? (zum Beispiel maximal drei)

• Welche Laufzeit hat das Programm? (Viele Unternehmen entscheiden sich für ein Jahr, um das Programm einerseits attraktiv zu halten, aber keine endlosen Verpflichtungen zu schaffen.)
  
• Wie kommen die Mentees in das Programm? Muss sich der Interessent/die Interessentin bewerben oder wird er/sie nominiert? Gibt es Eingangs- und/oder Abschlussprüfungen?

• Wie werden die Mentoren identifiziert? Werden geeignet erscheinende Personen direkt angesprochen? Dürfen sie sich aktiv melden?
  
• Wie oft sollten sich die Mentoren und die Mentees im Rahmen des Programms mindestens treffen? Gibt es eine Vorgabe dazu?

• Wie erfolgen Start und Abschluss des Programms?

• Gibt es Abschlusspräsentationen über die gewonnenen Erfahrungen?

• Sind die Mentoren bereit, auch online ihre Mentees zu betreuen, und/oder findet das gesamte Programm online statt?

Quelle

Dieser Beitrag erschien zuerst in Ausgabe 6/2020 der Fachzeitschrift personal manager.