Herzlich willkommen! 7 Tipps für Euer Remote Onboarding

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Foto: Bermix Studios, Unsplash

Corona geht irgendwann, aber Homeoffice bleibt in vielen Unternehmen. Bedeutet für HR: Standardprozesse wie das Onboarding müssen langfristig umstrukturiert werden, um auch aus der Ferne einen guten Start zu garantieren. Auch bei Personio haben wir den Onboarding-Prozess umgestellt. In diesem Artikel geben wir Euch 7 Tipps aus eigener Erfahrung, damit Euer Onboarding aus der Ferne klappt.

Warum ein gutes Onboarding wichtig ist

Laut der Onboarding-Studie 2019 von Haufe sagen 78 Prozent der befragten Unternehmen, dass eine Anfangsfluktuation mit einem besseren Onboarding verhindert werden könnte. Gleichzeitig sagen 77 Prozent von ihnen, dass sie Verbesserungspotenzial im Onboarding-Prozess sehen. Zeit, daran etwas zu ändern!

Eine Stellschraube ist hier eine Software, die beim Onboarding unterstützt, doch nur zwölf Prozent der befragten Unternehmen nutzen eine. Vor allem beim Remote Onboarding gibt sie Personalern die Möglichkeit, aus der Ferne Aufgaben zu orchestrieren und den Überblick zu behalten.

So machen wir es auch bei Personio, damit die Willkommenskultur, die soziale Integration und ein reibungsloser administrativer Ablauf beim Remote Onboarding stimmen. Das sind unsere 7 Tipps.

Tipp 1: Kommuniziert viel mit Neustartern

Kommunikation ist neben dem vollständigen Equipment das A & O beim Remote Onboarding. Schickt Euren neuen Mitarbeitern also alle nötigen Informationen im Vorfeld zu. Diese Fragen solltet Ihr auf jeden Fall beantworten:

  • Wie läuft das Remote Onboarding ab?
  • Wo finden neue Mitarbeiter alle nötigen Informationen über das Unternehmen?
  • Wie sieht die Agenda in den ersten Tagen aus?

Ein schönes Extra ist es auch, wenn der Geschäftsführer eine persönliche Begrüßung verschickt – entweder per Videogruß, E-Mail oder Postkarte. Ihr zeigt damit Wertschätzung und empfangt Neustarter bereits vor Tag 1 mit offenen Armen.

Tipp 2: Stellt das Equipment vorzeitig bereit

Damit neue Mitarbeiter direkt durchstarten können, muss das technische Equipment bereits im Vorfeld stehen. Dazu gehört nicht nur die Hardware wie Laptop, Maus & Co., sondern auch Software und Tools (inklusive VPN-Zugang). Im Idealfall sind diese schon vorinstalliert.

Bei Personio verschicken wir sämtliche Hardware inklusive eines Care Packages mit Personio Merchandise per Post oder Kurier. Wichtig ist hierbei, die Pakete rechtzeitig loszuschicken, damit alle Neustarter das Equipment direkt am ersten Tag nutzen können.

Tipp 3: Organisiert Trainings-Sessions

Nicht jeder ist mit den Tools vertraut, die Ihr im Unternehmen für Remote Work nutzt. Fragt also im Vorfeld immer nach, wie vertraut eure neuen Mitarbeiter mit Meeting- und Chat-Tools wie Google Hangouts, Zoom, Slack & Co. sind.

Organisiert alternativ Trainings vor dem ersten Tag, damit Neustarter am ersten Tag mit allem vertraut sind und bei Einführungsterminen mitmachen können, oder erstellt Leitfäden mit den wichtigsten Funktionen.

Tipp 4: Fördert den Austausch im Team

Statt von fröhlich lächelnden Kollegen empfangen zu werden, sitzen Neustarter beim Remote Onboarding vor dem nüchternen Laptop. Mit virtuellen Kaffeepausen, Mittagessen oder After-Work-Bieren könnt Ihr Neustarter sozial besser integrieren. Solche Online Events könnt Ihr jederzeit selbst organisieren oder der Führungskraft als Aufgabe mitgeben.

Bei Personio nutzen wir zum Beispiel das Tool Wellbeing Warrior, um abteilungsübergreifendes Kennenlernen zu unterstützen – auch außerhalb des Onboardings. Per Zufallsprinzip werden Kollegen einander für virtuelle Kaffeepausen vorgeschlagen und sie selbst machen dann Termine aus.

Du suchst generell noch nach Inspirationen, um dein Remote Work zu optimieren? Dann schau gerne auf unserer Seite vorbei und melde Dich zu unserem kostenlosen Crashkurs Remote Work: Wie du ortsunabhängiges Arbeiten erfolgreich organisierst an.

Tipp 5: Stellt Neustarter im Unternehmen vor

Bei Personio darf sich jeder Mitarbeiter am ersten Freitag im Monat in unserem unternehmensweiten Meeting vorstellen. Im Remote Onboarding nehmen sie dazu kurze Clips von sich auf, die unser HR Team dann zu einem Vorstellungsvideo zusammenschneidet und dann intern teilt. So hat jeder Mitarbeiter die neuen Kollegen schon einmal gesehen, während sich die Neustarter besser integriert fühlen. 

Tipp 6: Führt ein Onboarding-Buddy-Programm ein

Apropos soziale Integration: Bei Personio haben wir ein Buddy-Programm, um neuen Mitarbeitern den Start zu erleichtern. Wie funktioniert’s? Bestehende Mitarbeiter melden sich freiwillig, um neue Kollegen ins Unternehmen einzugliedern. Das Feedback unserer neuen Kollegen spricht für sich: Sie schätzen es, dass sie einen Ansprechpartner aus derselben Hierarchiestufe haben, der sie in die Unternehmenskultur einführt, im Team vorstellt und mit Rat zur Seite steht. 

Tipp 7: Macht regelmäßige Check-Ins

Neue Kollegen, die Ihr aus der Ferne onboardet, seht Ihr nicht mal eben an der Kaffee-Ecke und könnt nach ihrem Wohlbefinden fragen. Organisiert deshalb kurze Check-Ins, um offene Fragen oder Sorgen zu klären. Das können 15 Minuten sein, in denen Ihr völlig für den neuen Kollegen da seid.

Fazit

Auch wenn das Onboarding aus der Ferne stattfindet, heißt das nicht, dass es unpersönlich sein muss. Im Gegenteil: Mit den richtigen Schritten sorgst Du dafür, dass Deine Neustarter voller Wertschätzung und Motivation anfangen. Welche das sind, haben wir für Dich in unserer kostenlosen Checkliste “Remote Onboarding” zusammengestellt.

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Marina Buller
Content Marketing Managerin , | Website

Marina Buller ist Content Marketing Managerin bei der Firma Personio.

Marina Buller

Marina Buller ist Content Marketing Managerin bei der Firma Personio.