Dienstzeugnisse verfassen: Dos and Don’ts

Wenn ein Dienstverhältnis endet, muss der Arbeitgeber auf Wunsch des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin ein Dienstzeugnis ausstellen, das neben Angaben zur Person zumindest die Dauer und Art der Tätigkeit beschreibt. Aussagekräftiger und verbreiteter als diese einfachen Dienstzeugnisse sind qualifizierte Dienstzeugnisse. Was diese enthalten und wie sie verfasst sein sollten, beschreibt dieser Beitrag.

Qualifizierte Dienstzeugnisse sollten möglichst klar und vollständig darstellen, welche Aufgaben und Verantwortungen Beschäftigte hatten – und wie gut sie diesen gerecht wurden. Besonders wichtig sind daher die Aufgaben und ihre Bewertungen. Aber auch andere formale Inhalte sollten die Verfasser der Zeugnisse berücksichtigen:     

Inhalte des qualifizierten Dienstzeugnisses

• Name, Vorname, Titel des Arbeitnehmers/Arbeitnehmerin
• Anschrift (nur auf Wunsch des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin)
• Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort  (siehe Tipp untenstehend)
• Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses (exakt angeben)
• kurze Information über das Unternehmen (bei Bedarf)
• Genaue Tätigkeitsbeschreibung, Leitungs- und Vertretungsbefugnisse
• Sonderaufgaben und Projekte
  • Teilnahme an Fortbildungsveranstaltungen
  • Besondere Kenntnisse und Fähigkeiten
  • Beurteilung der Arbeitsleistung
  • Beurteilung des sozialen Verhaltens
  • Führungsverhalten und Führungsqualitäten
  • Schlussformulierung (fakultativ)
  • Firma, Ort, Datum und Unterschrift

Tipp: Das Geburtsdatum dürfen Unternehmen nur im Einvernehmen mit dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin ins Zeugnis aufnehmen. Die Angabe des Geburtsortes können sie auf Wunsch aufnehmen. 

Aufbau und Gliederung

Lassen Sie in Ihren Dienstzeugnissen eine klare Struktur erkennen. Das folgende Gliederungsschema kann dabei hilfreich sein:

1. Überschrift und Einleitung (Persönlicher Teil)

• Titel, Vorname, Name, Geburtsdatum, (eventuell -ort)
• Bei Bedarf kurze Unternehmenspräsentation (z. B. 2 Sätze)
• Tätigkeitsbezeichnung
• Beschäftigungsdauer

2. Positions- und Tätigkeitsbeschreibung

• Aufgabenschwerpunkte, Sonderaufgaben, Projekte
• hierarchische Position, Berichtspflichten etc.
• Vollmachten, Kompetenzen, Verantwortung
• ggf. eingesetzte Software bzw. Fremdsprachen
• ggf. Fortbildungen

3. Leistungsbeurteilung

• Fachliche Qualifikation, Fachwissen
• Fähigkeiten und Fertigkeiten
• Arbeitsweise, Arbeitsbereitschaft, Arbeitsgüte,
• Verhandlungsgeschick, Belastbarkeit
• Mitarbeiterführung (bei Führungskräften)
• Zufriedenheitsformel/Gesamtbenotung

4. Verhaltensbeurteilung / Führung im Dienst

• Internes und externes Verhalten
• Verantwortungsbereitschaft
• Persönlichkeit und Sozialkompetenzen

5. Schlussformulierungen (fakultativ)

• Austritt aus dem Unternehmen/Kündigungsinitiative und
• auf Wunsch Kündigungsgrund
• Dank und Bedauern
• Zukunftswünsche

6. Ort, Datum, Unterschrift des Verantwortlichen

Die Positions- oder Tätigkeitsbeschreibung ist ein Kernstück des Dienstzeugnisses und sollte daher möglichst aussagekräftig formuliert sein.

Tipp: Je verantwortungsvoller die Tätigkeit war, desto ausführlicher sollten Sie diese beschreiben. Viele verschiedene Aufgaben können Sie in einer tabellarischen Übersicht aufführen, bei der die letzte Tätigkeit oder die wichtigste Funktion als Erste erscheint.

Die Leistungsbeurteilung umfasst sämtliche Beurteilungen der Kenntnisse und Fähigkeiten, die wichtig waren, um die Aufgaben zu erfüllen, die das Zeugnis nennt. Zu beachten ist dabei die Zufriedenheitsformel („zu unserer vollsten Zufriedenheit“). Der Oberste Gerichtshof hat die Formulierung „zur vollen Zufriedenheit“ als unzulässige Einschränkung beurteilt (OGH-Entscheidung vom 17.12.2008, OGH 9 Ob A164/08). Diese einschränkende Formulierung  sollten Unternehmen daher in einem österreichischen Dienstzeugnis nicht anführen.

Auch das Sozialverhalten sollte das qualifizierte Dienstzeugnis bewerten. Dabei geht es um vor allem um besondere Eigenschaften und das Verhalten im Betrieb. Informationen über eine Tätigkeit als Betriebsrat oder die Mitgliedschaft bei einer Gewerkschaft haben im Dienstzeugnis nichts zu suchen.

Die Schlussformulierungen können die  Beendigungsart oder den Beendigungsgrund enthalten, wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin zustimmt.

Außerdem sollten Dank und Bedauern in einem aktuellen Zeugnis heute nicht fehlen. Sie sind nicht nur „kosmetische Floskeln“, sondern gehören bei qualifizierten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zu einem guten Dienstzeugnis dazu. Wenn Sie diese weglassen, relativieren Sie den Wert der vorhergehenden positiven Aussagen.

Tipp: Das korrekte Datum und das Anführen des Ausstellungsorts sind formale Bestandteile eines Dienstzeugnisses, wobei das Tagesdatum das Austrittsdatum oder ein späterer Zeitpunkt sein sollte. Zeugnisse, die verfrüht ausgestellt werden, stellen de facto Zwischenzeugnisse dar. Ein Dienstzeugnis, dessen Ausstellungsdatum nicht dem Austrittsdatum entspricht, lässt meist viel Interpretationsspielraum offen und ist aufgrund der Wahrheitspflicht nicht zu empfehlen.

Inhalt und  Zeugnissprache

Nach dem Prinzip der Wahrheitspflicht solle das Zeugnis die Tätigkeit objektiv richtig darstellen. Es darf weder die Qualität der Arbeit herabsetzen noch das Ausmaß der Verantwortung schmälern. Das heißt, es sollte Aufgaben umfassend beschreiben und möglichst sachlich-objektiv verfasst sein. Zugleich dürfen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber keine Angaben machen, die es den Mitarbeitenden schwer machen, eine neue Stelle zu finden (Erschwernisverbot).

Das Spannungsverhältnis zwischen dem Wahrheitsgebot auf der einen Seite und der Verpflichtung zum Wohlwollen auf der anderen Seite hat in der Praxis dazu geführt, dass Unternehmen in ihren Dienstzeugnissen mit Codierungstechniken arbeiten. Sie haben die Funktion, durch einen taktischen Sprachgebrauch die Informationsfunktion des Dienstzeugnisses in verdeckter Form zu wahren:

1. Die Reihenfolge-Technik

Bei der Reihenfolge-Technik nennen die Verfasser des Zeugnisses Unwichtiges oder weniger Wichtiges vor Wichtigem, um anzudeuten, dass jemand unrelevante Aufgaben gut erledigt, während er wichtige nicht zufriedenstellend bewältigt.

2. Die Ausweich-Technik

Indem das Zeugnis Unwichtiges, weniger Wichtiges oder Selbstverständlichkeiten anstelle von Wichtigem hervorhebt, wertet es ab. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn bei einem Außendienst-Mitarbeiter von gepflegtem Auftreten und geordneten Produktunterlagen, nicht aber vom erreichten Erfolg die Rede ist.

3. Die Andeutungs-Technik

Die Andeutungs-Technik legt durch auslegbare Leerformeln oder Worte, die oft schon in der Alltagssprache mehrdeutig gebraucht werden, negative Schlüsse nahe.

Beispiele: Er hat sich im Rahmen seiner Fähigkeiten eingesetzt (= geringe Fähigkeiten). Oder: Sie erledigte ihre Aufgaben immer ordnungsgemäß (= bürokratische Arbeitsweise).

4. Die Knappheits-Technik

Die Knappheits-Technik zeigt die Abwertung durch ein betont kurzes Zeugnis oder durch lakonische Aussagen. Besteht zum Beispiel die Leistungsbeurteilung ausschließlich in einer sehr guten Zufriedenheitsformel, so entsteht dennoch kein positiver Eindruck.

5. Die Widerspruchs-Technik

Die Widerspruchstechnik verletzt die Homogenität des Zeugnisses als Ganzes. Aussagen sind dabei in sich widersprüchlich formuliert bzw. stehen im Widerspruch zu ihrem Zusammenhang.

Beispiele: Frau X hat im Großen und Ganzen (= nicht immer) zur Zufriedenheit unserer Kunden gearbeitet (= mangelhaft), sodass wir mit ihrer Arbeit stets zufrieden (= sehr gut) waren (= negative Gesamtwirkung).

Tipp: Wenn Zeugnisse sorgfältig formuliert sind, vermitteln sie auch ein positives Bild des Verfassers oder der Verfasserin nach außen. Daher sollten Sie Ihre Aussagen klar strukturieren und Inhalte gut auf den Punkt bringen. Bei einer guten Beurteilung des Arbeitserfolgs inklusive Zufriedenheitsformulierung und Dankesformel sollten Steigerungsformen und ein Zeitfaktor (z. B. „stets in sehr hohem Ausmaß“) nicht fehlen.

Fazit

Dienstzeugnisse sind auch ein Aushängeschild für das Unternehmen. Achten Sie daher auf ein sorgfältig formuliertes und vollständiges Zeugnis, das außerdem den Geboten der Wahrhaftigkeit und der wohlwollenden Formulierung gerecht wird.

Quellen:

Skriptum zum Seminar Dienstzeugnisse/Rechtliche Grundlagen. Von Thomas Angermair, ARS-Seminar. 

Skriptum zum Seminar Dienstzeugnisse /Dienstzeugnisse formulieren. Von Gabriele Cerwinka. ARS-Seminar.
Dienstzeugnisse. Von Gabriele Cerwinka, Alexandra Knell, Gabriele Schranz. 3. Aufl., Linde 2017.