Herausforderung Homeoffice: Tipps für Unterweisung und Arbeitsplatzgestaltung
Das vergangene Jahr hat Arbeitgeber vor einige Herausforderungen gestellt – auch bezogen auf die Ergonomie der Arbeitsplätze. Die Pandemie zwang viele Unternehmen, Arbeitsplätze ins Homeoffice zu verlegen – und angesichts der fortschreitenden Digitalisierung ist sehr wahrscheinlich, dass die Bedeutung und Verbreitung von Telearbeit auch nach Abklingen von Covid-19 hoch bleiben wird. Doch wie können Unternehmen die Sicherheit und Ergonomie der Arbeitsplätze im Homeoffice gewährleisten?
Arbeitgeber haben eine Fürsorgepflicht für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sie müssen deren Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit schützen. Das gilt auch für die Arbeit im Homeoffice, die durch einen Einzelvertrag zu regeln ist. Daher müssen Arbeitgeber ihre Beschäftigten im Vorfeld für die Tätigkeit im Homeoffice unterweisen (§ 14 ASchG). Die Krux an der Sache: Weder Arbeitgeber noch Präventivdienste oder Arbeitsinspektion haben Zutrittsrecht zu Privatwohnungen – es sei denn, die Mitarbeiter stimmen dem ausdrücklich zu. Wie können Arbeitgeber die Beschäftigten beim Einrichten ihrer Arbeitsplätze dennoch aktiv unterstützen?
Unterweisen fürs Homeoffice – aber wie?
Die Unterweisung beinhaltet Informationen über Gefahren sowie Besonderheiten der jeweiligen Arbeitsplätze, die es zu beachten gilt. Arbeitgeber müssen für die Unterweisung nicht nur die relevanten Informationen bereitstellen, sondern sich auch davon überzeugen, dass die Beschäftigten die Inhalte tatsächlich verstanden haben. Aufgrund der räumlichen Distanz in Pandemiezeiten stellt das ein schwieriges Unterfangen dar.
Ein Video zur Verfügung zu stellen, reicht alleine nicht aus, denn das bietet den Mitarbeitern keine Möglichkeit, Rückfragen zu stellen. Der Arbeitgeber kann zudem nicht überprüfen, ob die Inhalte wirklich ankommen. Die gelebte Praxis, bestimmte Unterlagen zur Unterweisung vom Arbeitnehmer real oder digital unterzeichnen zu lassen, reicht als Bestätigung für Anwesenheit vielleicht noch aus – eine Rückmeldung über die Tiefe des Verständnisses der vermittelten Unterweisungsinhalte kann diese jedoch nicht liefern. Dass die Unterweisungsinhalte verstanden wurden, ist aber – unabhängig vom eingesetzten Medium – unerlässlich.
Das Format „Video“ oder „Webinar“ können Arbeitgeber als Tool für Unterweisungen zwar sinnvoll einsetzen. Dabei sollten sie aber darauf achten, dass Videos oder Webinare von ihnen selbst oder von dafür beauftragten Personen moderiert oder besprochen werden. Dadurch besteht die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen, Feedback zu geben und das Verständnis zu überprüfen (zum Beispiel über Quizfragen, Live-Diskussionen, moderierte E-Learning-Tools, Chats mit Fragen oder eine Analyse von Praxisbeispielen). Arbeitgeber müssen nachweisen können, dass die Unterweisung erfolgt ist. Das gibt das ArbeitnehmerInnenschutzgesetz (§ 14) vor. Üblicherweise erfolgt die Dokumentation darüber schriftlich, um einen rechtskonformen Beleg erbringen zu können. Die Dienstgeber müssen sich zudem, wie erwähnt, vergewissern, dass der Inhalt auch tatsächlich verstanden wurde.
Inhalte der Unterweisung für die Arbeit im Homeoffice
Die Unterweisungen müssen alle Punkte der vertraglichen Vereinbarung für das Arbeiten im Homeoffice thematisieren. Dabei sollten sie besonders auf folgende Aspekte eingehen:
• Arbeitsmittel, Datenschutz, Schadens- und Haftungsfälle
• Arbeitszeit, Erreichbarkeit
• Arbeitsaufgaben / Arbeitsverfahren
• Arbeitsorganisation
Ganz wichtig ist auch, Informationen zur Arbeitsplatzgestaltung an die Mitarbeiter weiterzugeben. Die Empfehlungen für die ergonomische Gestaltung von Arbeitsplätzen im Homeoffice oder Mobile Office orientieren sich dabei an der Bildschirmarbeitsverordnung (BS-V). Auch wenn die BS-V in Home- und Mobile Office nicht greift, lassen sich die ihr zugrunde liegenden ergonomischen Zielsetzungen ohne die dort geforderten spezifischen Arbeitsmittel trotzdem erfüllen (siehe Abbildung).
Neben der ergonomischen Gestaltung des Arbeitsplatzes spielt auch die Gestaltung der Arbeitszeit beziehungsweise der Arbeitsbedingungen eine wesentliche Rolle. Definierte Rahmenzeiten, in denen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erreichbar sein sollten, das Definieren von Aufgaben und Vereinbaren von Zielen, strukturierte Abläufe und Regeln können dabei helfen, die Zusammenarbeit „aus der Ferne“ für alle zu vereinfachen.
Webtipps
Zusätzliche Praxistipps finden Sie in den Blogbeiträgen „Ergonomisch arbeiten im Home-Office“, „Arbeiten in den eigenen vier Wänden“, „Psychische Belastungen reduzieren“ sowie im Themenbereich „Homeoffice“ auf der Website der AUVA.
Bei Fragen zum Thema stehen Ihnen die Präventionsexpertinnen und -experten der AUVA unter der E-Mail-Adresse sichereswissen@auva.at zur Verfügung.
Weitere Informationen bietet das AUVA-Video „Ergonomisch arbeiten … am Telearbeitsplatz und im Homeoffice“.
Veranstaltungstipp
„Herausforderung Homeoffice: Praktische Tipps zur Arbeitsplatzgestaltung“. Kostenloses Webinar der AUVA, 7. April 2021, 10.00-11.30 Uhr.
Bernd Toplak
Ing. Bernd Toplak leitet die Präventionsabteilung der AUVA-Landesstelle Wien.
