Videokonferenzen sind seit der Coronakrise aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Sie sind nicht nur praktische Tools für die Zusammenarbeit, sondern erleichtern auch die persönliche Kommunikation von sensiblen Inhalten und unerfreulichen Neuigkeiten an die Mitarbeiter. Gute Vorbereitung – von den Hard bis zu den Soft Skills – ist auch hier ganz wesentlich.
Wie wichtig die Digitalisierung für die Krisenkommunikation ist, haben die letzten Monate veranschaulicht. Haben Unternehmen ihren Mitarbeitern vorher kritische Nachrichten zumindest persönlich mitgeteilt, so fällt diese Option seit Homeoffice und Sicherheitsvorkehrungen oft weg. Eine hilfreiche Alternative, um bei sensiblen Inhalten dennoch Wertschätzung und Menschlichkeit zu vermitteln, sind Videokonferenzen.
Sind einmal die technischen Voraussetzungen geklärt, haben Arbeitgeber, Personalverantwortliche und Kommunikationsexperten die verantwortungsvolle Aufgabe, viel Fingerspitzengefühl bei der Überbringung von kritischen Infos an den Tag zu legen. Neben dem richtigen Setting und einem professionellen Auftreten machen Soft Skills einen entscheidenden Unterschied, wie auch schwierige Botschaften wie wirtschaftlich nötige Einschnitte und Team-Änderungen bei Ihrem Gegenüber ankommen.
Visuell kommt besser an
Videokonferenzen ersetzen nicht das physische Treffen, bieten aber die beste Alternative, um persönlich und auf Augenhöhe mit meinem Gegenüber zu sprechen. Sie sind außerdem persönlicher als Telefonate oder Telefonkonferenzen, weil sie durch Mimik, Gestik und Blickkontakt die Gefühlsebene stärker ansprechen. Gleichzeitig wird weniger durcheinander gesprochen und der Gesprächspartner ist einfacher zu verstehen. So sind die Abläufe strukturierter und der Austausch konzentrierter. Wichtige Dokumente können die Teilnehmer einfach auf dem Bildschirm teilen.
Das Zwischenmenschliche nicht vergessen
Besonders in herausfordernden Zeiten ist das Informationsbedürfnis im Team sehr hoch. Regelmäßige Videokonferenzen halten die Mitarbeiter nicht nur auf dem Laufenden, sondern wirken Gerüchten entgegen. Wer Raum für Fragen und Anregungen fernab der Agenda zur Verfügung stellt, erhält einerseits die Möglichkeit, zwischen den Zeilen zu lesen und die Stimmung einzufangen. Andererseits zeigt es Wertschätzung und fördert das Vertrauen. Das stärkt das Gemeinschaftsgefühl, den Zusammenhalt und die Mitarbeiterbindung.
Moderator und Agenda
Unabhängig vom Anlass des Online-Meetings, vor allem aber bei Botschaften, die fürs Team schwer zu verdauen sind, kann es sehr hilfreich sein, wenn es einen Moderator und eine Agenda als Unterstützung gibt. So behält man den Überblick und auch mein Gegenüber kennt den Ablauf. Bei Fragen können die Teilnehmer die Hand heben, damit kein Durcheinander entsteht.
Lassen Sie Ihr Gegenüber in Ruhe ausreden und nehmen Sie sich auch Zeit für Ihre Antworten. Für den Fall, dass das Gespräch länger dauert oder Unvorhergesehenes passiert, ist es ratsam, einen zeitlichen Puffer einzukalkulieren. Bevor Sie ins Gespräch gehen versetzen Sie sich in die Lage ihres Gegenübers. Was werden mögliche Fragen sein, wo sind Ängste oder Widerstände wahrscheinlich?
Was Sie sagen möchten, schreiben Sie am besten einmal für sich auf – in kurzen, einfachen Sätzen und mit aktiven Formulierungen. Im gesprochenen Wort, als würden Sie es einem Freund erzählen. Lassen Sie es dann liegen und lesen Sie es noch einmal mit den Augen des Gesprächspartners. Was könnte missverstanden werden, was emotional schwierig sein? Dann ist meist schnell klar, wo Sie noch anpassen müssen.
Ruhe vermitteln, auch optisch
In schwierigen Zeiten heißt es Ruhe bewahren und das auch zu vermitteln. Das gilt natürlich vorrangig für die Inhalte, um die es geht, aber auch dafür, wie man sie bei Videokonferenzen erzählt. Gestikulieren Sie nicht zu stark mit den Händen, aufgrund der verzögerten Übertragung wirkt das hektisch. Halten Sie die Hände besser möglichst still. Passen Sie Ihren „Auftritt“ Ihrem Gegenüber an. Je schlechter die Internetverbindung, desto deutlicher müssen Sie sprechen. Sonst kommen Inhalte nicht an oder werden missverstanden. Besonders, wenn Sie über sensible Themen, negative Neuigkeiten oder kritische Inhalte sprechen, ist bei Videokonferenzen die Körpersprache wichtig.
Videokonferenzen sind gekommen, um zu bleiben
Wir alle werden in Zukunft sicher auch wieder zu Präsenzmeetings zurückkehren. Dennoch bieten Videokonferenzen zahlreiche Vorteile, die auch nach einer Krise Gültigkeit behalten werden, weil sie den Arbeitsalltag sowie die Mitarbeiter-Kommunikation erheblich erleichtern. Besprechungsräume müssen nicht koordiniert werden, Wegzeiten fallen weg und auch kurzfristige Meetings werden möglich. Das sorgt örtlich, räumlich und zeitlich für noch mehr Flexibilität und spart Ressourcen. Mitarbeiter aus Homeoffice und Büro können so ganz einfach zusammengebracht werden. Teammitglieder können außerdem Videokonferenzen auch intern nutzen, sich aktiv einzubringen, sich auszutauschen und einfacher zusammenzuarbeiten.
Bei allen Vorteilen der Technik ist es wesentlich, das Menschliche bei kritischen Gesprächen nicht aus den Augen zu verlieren. Gibt es die Möglichkeit, sollten Sie zumindest die Option eines persönlichen Gesprächs als Unterstützung im Nachgang anbieten. Wenn es kein Treffen sein kann, ist auch ein Telefonat eine Option. Wesentlich ist, dass Sie auch nach dem Videotermin greifbar und für weitere persönliche Gespräche da sind. Gibt es Vertrauenspersonen im Unternehmen, können diese nach schwierigen Videokonferenzen einzelne Teilnehmer auch nochmals persönlich kontaktieren, um Unterstützung zu bieten.
In der Krise oder auch einfach im Alltag – praktische Tipps für einen professionellen Auftritt in der Video-Kommunikation
Know your platform: Machen Sie sich vorab mit der für den Videocall gewünschten Plattform vertraut, falls Sie es noch nicht sind. Skype, Zoom, Jitsi, Microsoft Teams, Eyeson – es gibt viele, und Unternehmen haben unterschiedliche „Lieblinge“. Legen Sie im verwendeten System jedenfalls ein Profil an – mit seriösem Namen und Porträtfoto – oder eröffnen Sie ein separates Profil, wenn Sie die Plattform bisher nur privat nützen. Ein Gast-Zugang wirkt unprofessionell und macht es schwerer, Sie zu finden – auch in Zukunft. Wenn Sie selber mit einem Link eingeladen sind: Plattformen wie Zoom bieten die Möglichkeit, den Namen auch noch während des Meetings mit einem Mausklick anzupassen.
Technik-Check: Habe ich eine stabile Internetverbindung? Liefert die Webcam scharfe Bilder? Funktioniert das Headset? Überprüfen Sie auch die Lautstärke von Mikrofon und Lautsprecher. Starten Sie außerdem den Rechner rechtzeitig, falls er erst noch Updates laden und dann erneut hochfahren muss.
Ort und Hintergrund: Ein virtuelles Gespräch sollte in aufgeräumten und ruhigen Räumen geführt werden. Schließen Sie die Fenster und vermeiden Sie andere Geräuschkulissen. Denken Sie auch an einen neutralen Hintergrund. Vor dem Bücherregal oder Aktenschrank sollten Sie auf ersichtliche Buchtitel und Beschriftungen achten – auch im Büro. Auch virtuelle Hintergründe sind auf den meisten Plattformen möglich, vorab aussuchen und einstellen.
Licht ins Gesicht: Vermeiden Sie unbedingt Gegenlicht und setzen Sie sich nicht mit dem Rücken zum Fenster. Am besten wirkt Tageslicht von der Seite. Muss man künstliche Lichtquellen einsetzen, sollte sichergestellt sein, dass keine Schatten im Gesicht oder Reflexionen in den Brillengläsern aufscheinen. Stellen Sie Ihren Laptop/PC etwas höher, zum Beispiel auf einen Zeitschriftenstapel, sodass die Kamera auf Augenhöhe ist. An der Kamera zu kleben sieht unvorteilhaft aus. Der beste Abstand liegt bei einem Meter.
Kleider machen Leute: Wählen Sie Ihre Kleidung, die Sie für die gleiche Situation im persönlichen Gespräch tragen würden. Sich angemessen zu kleiden, bedeutet höfliche Wertschätzung seines Gegenübers.
Ablenkung abstellen: Achten Sie darauf, Ihr Handy und andere technischen Hilfsmittel auszuschalten und schließen Sie alle Computerprogramme, die Sie nicht brauchen.
Virtueller Augenkontakt: Halten Sie Ihre Körperspannung und sitzen Sie aufrecht – überprüfen Sie Ihre Haltung regelmäßig im Kontrollfenster auf dem Display. Achten Sie darauf, direkt in die Kamera zu blicken, als würden Sie tatsächlich Augenkontakt halten.
Hilfreiche Notizen: Ausdrucke neben dem Laptop sind besser als das Textdokument auf dem Rechner, außer Sie wollen das Dokument am Bildschirm teilen. Sich während des Gesprächs Notizen zu machen, ist in Ordnung. Schreiben Sie mit Stift auf Papier, Tippgeräusche stören erheblich.
Maria Wedenig
Maria Wedenig hat 20 Jahre lang Erfahrung in der PR-Beratung bei Wiener Agenturen sammeln können. Seit 2006 ist sie als Mitglied der Geschäftsleitung bei ikp, seit 2013 geschäftsführende Gesellschafterin. Sie ist ausgebildete Sprecherin und Moderatorin.
