Mit HR & Payroll finden digital zwei Welten zusammen

Die Lohnbuchhaltung und die Personalverwaltung trennten einst Welten. Im Zuge der Digitalisierung findet jedoch immer mehr zusammen, was zusammengehört. Worauf es dabei ankommt, ist die Wahl der richtigen Software-Systeme oder Schnittstellen.

Die neudeutsch Payroll genannte Lohnbuchhaltung ist in vielen Unternehmen zwar integraler Bestandteil des Personalmanagements beziehungsweise des HR-Bereiches, läuft aber dennoch meist völlig getrennt davon. Der Grund dafür sind völlig verschiedene Anforderungen. So müssen die Lohnbuchhalter für die Gehaltsabrechnung stets aktuell eine Reihe von Daten berücksichtigen, die sich aus den verschiedensten regionalen, nationalen und übernationalen Gesetzen, Tarif- und Betriebsvereinbarungen oder individuellen Regelungen speisen.

Die Lohnbuchhaltung erlaubt keine Spielräume

Wie Markus Matt, Chefredakteur von Lohn+Gehalt im Podcast „rexxperts  ̶  Der HR Talk: Lohn & Gehalt direkt aus dem HR-System“ betont, ist die Payroll ein sehr komplexes, risikobehaftetes Gebiet. Da seien Sonderfälle eher die Regel. Da gebe es keine Spielräume, sondern Regeln, die alle eingehalten werden müssen. „Diese Regeln sind zahlreich und mannigfaltig. Das macht sich kaum jemand klar. Da sind eine Reihe von Gesetzen einzuhalten aus Sozialversicherung, Lohnsteuer- und Arbeitsrecht. Es gibt viele Verordnungen des Gesetzgebers, die einzuhalten sind“, so Matt.

Welche Gesetze und Regelungen – viele davon, wenn nicht die meisten laut Matt Sonderfälle – dabei zu berücksichtigen sind, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Ein kleines, regional tätiges Unternehmen hat ganz andere Anforderungen als ein weit verzweigter Konzern mit zig oder Hunderten von Business Units, von denen jede wieder eigene Betriebsvereinbarungen haben kann.

All diese Daten, einschließlich die für Überstunden-, Sonn- und Feiertagszuschläge, müssen in Form von Zahlen in die nächste Entgelt- oder Gehaltsabrechnung einfließen und mit Angabe der Abrechnungsstelle an die Finanzämter sowie die Sozialversicherungen weitergeleitet werden – und das in Echtzeit. Denn die Einreichung der steuer- und sozialversicherungspflichtigen Informationen ist an strikte Fristen gebunden. All diese Daten, viele davon, wie gesagt Sonderfälle, wollen natürlich auch gepflegt sein, was bei der manuellen Bearbeitung viel Zeit und Ressourcen der Lohnbuchhaltung in Anspruch nimmt.

Payroll und HR setzen ganz andere Schwerpunkte

Die Pflege der eigentlichen Personalstammdaten und das Führen der Personalakte gehört so wie das Recruiting, Talententwicklung und Personalmanagement zu den Kernaufgaben der HR und ist auch weit weniger zeitkritisch als die Bereitstellung der Daten für die Payroll. Dabei gibt oder gab es auch schon immer gewisse Verzahnungen zwischen der Personalverwaltung und der Lohnbuchhaltung.

Hat zum Beispiel jemand erfolgreich eine Weiterbildung abgeschlossen, kann das sofort auch Auswirkungen auf das Gehalt oder Entgelt haben. Gleiches gilt auch, wenn sich der individuelle Status einer oder eines Angestellten ändert. Eheschließung, ein Kind oder die Scheidungen sind nicht zuletzt immer auch steuerlich relevant. Hinzu kommen Benefits, Spesen und Mitarbeiterbeteiligungen sowie flexible Beschäftigungsverhältnisse, welche die Lohnbuchhaltung einmal mehr kompliziert macht.

Grundsätzlich lässt sich sagen, dass sich die Payroll oder Entgeltabrechnung auf nackte Zahlen stützt, das Personalwesen dagegen auf Erfahrungen, Empathie und Intuition. Das heißt aber nicht, dass die beiden Bereiche, auch wenn sie noch so verschieden sind, keine gemeinsame Datenbasis haben können. Wie bei dem eben genannten Beispiel Weiterbildung, bei Zielerreichung und Bonuszahlungen ist es sogar sinnvoll, auf eine gemeinsame Datenbasis zugreifen zu können. Damit hören die Bereiche, die sich überschneiden, keineswegs auf. So haben beide Bereiche Zugang zu vertraulichen Informationen und unterliegen sie den strengen Datenschutzregeln, Stichwort DSGVO, bei denen es wichtig ist zusammenzuarbeiten.

Vorbereitende Lohnbuchhaltung als Bindeglied

Eine vorbereitende Lohnbuchhaltung oder Gehaltsabrechnung mit allen abrechnungsrelevanten Personal- und Gehaltsdaten wie Steuerklasse, monatliches Gehalt, Stundenlohn und Sonderzahlungen oder Bonus bildet ein wichtiges Bindeglied zwischen Payroll und HR. Die Daten können am jeweiligen Stichdaten via Excel-Export oder per API zum Beispiel direkt an einen externen Dienstleister übermittelt werden und fließen direkt in das Lohnabrechnungssystem ein. Mit den richtigen Software-Lösungen oder Schnittstellen laufen solche Workflows vollautomatisiert.

Lohn+Gehalt-Chefredakteur Matt zufolge sind viele Systeme historisch gewachsen und führen eine Reihe von Insellösungen mit sich, die oft nicht mehr funktionieren, wenn die Wissensträger nicht mehr im Unternehmen sind. Für ihn ist daher ganz entscheidend, dass die Systeme stets aktuell dokumentiert sind. Wichtig sei aber auch ein führendes Datensystem, das alle für HR und Payroll relevante Daten sammelt und termingerecht bereitstellt. Dazu brauche es aber Transparenz der Daten und auch intelligente Workflows, um Fehler zu vermeiden, sowie gut aufeinander abgestimmte Prozesse. Die Lohnbuchhaltung ist für Matt schließlich ein Teil der HR, ist aber nicht so einfach in einer Software zusammenzuführen, wie manche Software-Anbieter versprechen.

Fazit: Im Zuge der digitalen Transformation finden mit HR und Payroll langsam zwei Welten zusammen, die früher wie in einem Universum getrennt liefen. Es ist aber keineswegs so trivial, die Payroll- und HR-Systeme zusammenzuführen. Für die reibungslose Integration kommt es darauf an, die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens zu berücksichtigen und auf Softwarelösungen mit Standardschnittstellen zu DATEV und Co..

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Florian Walzer
Head of Sales and Marketing

Florian Walzer ist Head of Sales and Marketing bei der rexx systems GmbH.

Florian Walzer

Florian Walzer ist Head of Sales and Marketing bei der rexx systems GmbH.