Die aktuellen Vorgaben zur digitalen Arbeitszeiterfassung werden von vielen Seiten kritisiert. Man kann darin jedoch auch eine Chance sehen, die Arbeitszeitgestaltung auf den Prüfstand zu stellen und sie von Grund auf zu modernisieren. Workforce-Management-Lösungen integrieren Funktionen wie Zeiterfassung, Zeitwirtschaft, Selfservices, Personalbedarfsermittlung und Personaleinsatzplanung. Sie unterstützen Unternehmen also dabei, kollektivvertragliche und gesetzliche Regelungen in der Praxis umzusetzen.
Der Nutzen dieser Software geht aber über die administrative Ebene der Zeiterfassung hinaus. Organisationen aller Branchen und Größen, beispielsweise Dehner, Fressnapf, Fronius, K&Ö, die Stadt Wien, Plansee Group, die Salzburger Landeskliniken oder XXXLutz schaffen damit die Basis für eine attraktive, flexible und optimierte Arbeitszeitgestaltung, die die Interessen von Unternehmen und Mitarbeitern in Einklang bringt. Das ist eine Grundvoraussetzung für eine zukunftsfähige Arbeitswelt – in guten und in schlechten Zeiten.
Mehr als Arbeitszeitmanagement
Eine Software für Arbeitszeitmanagement ermöglicht die lückenlose elektronische Zeiterfassung, wie sie zum Beispiel der aktuelle Tarifvertrag Ärzte vorschreibt. Die Zeiterfassung kann direkt am Arbeitsplatz per PC oder Self Services, über ein Software-Terminal oder unterwegs per Smartphone erfolgen. Unabhängig von der Art der Erfassung weisen intelligente Automatismen auf fehlende Zeitbuchungen hin und machen den Prozess auf diese Weise sicher und effizient. Die erfassten Zeitdaten bilden die Basis für die Berechnung von Zeitkonten und Zuschlägen sowie die automatische Regelprüfung, etwa maximale Arbeitszeiten, Pausen- oder Ruhezeiten. So ermöglicht ein intelligentes Arbeitszeitmanagement die gesetzes- und tarifkonforme Zeiterfassung und schützt gleichzeitig die Gesundheit der Belegschaft.
Personaleinsatz nach Unternehmensbedarf
Workforce Management bedeutet die Integration von Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung und geht damit einen entscheidenden Schritt weiter. Die Lösungen nutzen die Ist-Daten aus der Zeitwirtschaft, um bedarfs-, kosten-, service- und mitarbeiterorientierte Dienstpläne zu erstellen. In der Produktion beispielsweise dienen die Auftragsdaten aus dem Produktionsplanungs- (PPS) oder Manufacturing Execution System (MES) als Berechnungsgrundlage für den Personalbedarf. Diese werden über Standardschnittstellen an die Personaleinsatzplanung übertragen. Die Software gibt den Personalbedarf für ein Werk, eine Linie oder Schicht in einem bestimmten Zeitintervall vor. Bei der Berechnung der Nettokapazität fließen außerdem Abwesenheitsquoten, zum Beispiel Krankheit oder Urlaub, mit ein. Im Einzelhandel dienen unter anderem Kassendaten, Bongrößen oder Kundenfrequenzen als Berechnungsgrundlage. Der ermittelte Personalbedarf wird auf die vergleichbaren Verkaufstage im Vorjahr referenziert und unter Einbezug von Trends sowie geplanten Werbeaktionen prognostiziert. So entsteht ein fundierter Kapazitätsverlauf für eine bedarfsoptimierte Personaleinsatzplanung.
Mitarbeiterintegration – gut für Unternehmen und Belegschaft
Intuitive Self Services und mobile Apps tragen dazu bei, Aufwände und Kosten zu senken sowie die Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Die Mitarbeiter übernehmen Aufgaben rund um zeitwirtschaftliche Prozesse selbst und bringen sich aktiv in die Dienstplanung ein. Sie können beispielsweise vergessene Zeitbuchungen nachtragen oder Arbeitszeitwünsche äußern. Über ihr persönliches Dashboard sehen sie ihr aktuelles Zeitkonto und stellen bequem per Workflow Abwesenheitsanträge. Nach der Genehmigung durch den Vorgesetzten wird das Ergebnis automatisch in die Zeitwirtschaft und die Personaleinsatzplanung übernommen. Eine weitere Flexibilisierungsmöglichkeit, die digitales Workforce Management eröffnet, ist die Tauschbörse. Über diese Funktionalität tauschen Mitarbeiter ihre Schichten selbständig nach definierten Spielregeln, ohne dass der Planer eingreifen muss. Das ermöglicht Unternehmen ein flexibles Arbeiten, ohne die Bedürfnisse der Mitarbeiter aus den Augen zu verlieren. Gleichzeitig werden Selbstbestimmung und Eigenverantwortung gefördert.
Workforce Management schafft Wettbewerbsvorteile
Digitales Arbeitszeitmanagement, flexible Personaleinsatzplanung und ein ganzheitliches Human Capital Management in der Cloud bilden die Basis für eine flexible und zukunftsfähige Arbeitszeitgestaltung. Organisationen profitieren von mehr Handlungsspielraum, besserer Qualität und Kosteneffizienz, gleichzeitig entstehen attraktivere Arbeitsplätze. Auf diese Weise haben Unternehmen einen klaren Wettbewerbsvorsprung in zwei hart umkämpften Märkten – beim Absatz und beim Arbeitnehmer.
Markus Wieser
Markus Wieser ist Executive Director Product Management bei der ATOSS Software AG.
