Workforce Management: Flexibilität in guten wie in schlechten Zeiten

Bild zum Interview mit Markus Wieser
Foto: Getty Images

Das schrittweise Hochfahren der Wirtschaft stellt Unternehmen vor Herausforderungen. Auf der Personalseite klaffen teils große Lücken, zum Beispiel weil Mitarbeiter wegen Kinderbetreuung ausfallen oder Betriebe nicht gleich die ganze Belegschaft zurück in die Firma holen können. Auch beim Personalbedarf ist die Volatilität oft höher als in Normalzeiten. Gerade jetzt wünschen sich Arbeitgeber gute Planungsinstrumente, um Arbeitsplätze bedarfsgerecht besetzen zu können. Markus Wieser, Executive Director Product Management bei ATOSS, einem Aussteller des personal manager Expofestivals, erklärt im Interview, wie digitales Workforce Management Unternehmen Flexibilität verschaffen kann.

Herr Wieser, wie kann Workforce Management in der aktuellen Krisensituation unterstützen?

In dieser schwierigen Situation sind aus meiner Sicht zwei Dinge besonders wichtig. Zum einen müssen Unternehmen das Infektionsrisiko minimieren, indem sie Mitarbeiter ins Homeoffice schicken, die Belegschaft teilen („Organisational Split“) beziehungsweise Schichtplanung mit physischer Distanz einzelner Teams aufbauen. Gleichzeitig müssen sie jedoch, und das stellt eine große Herausforderung dar, die Überlebensfähigkeit des Unternehmens sichern. Dabei ist trotz aller gebotenen Eile eines ganz wichtig: Diese fundamentale Prozessänderung muss bedacht und nachhaltig erfolgen, um nicht zusätzliches Chaos zu erzeugen. Mit mobilem Workforce Management und intuitiven Selfservices können sie Remote-Working-Prozesse effizient und sicher in der Praxis umsetzen – ob es nun um Zeiterfassung, Krankmeldungen oder um das Beantragen und Genehmigen von Abwesenheiten geht. Gleichzeitig entsteht Transparenz über Zeitkonten und Urlaubssalden.

Die Corona-Krise zwingt Arbeitgeber und Arbeitnehmer, sehr kurzfristig individuelle Arbeitszeitlösungen zu finden. Welche Möglichkeiten gibt es dabei?

Das bringt mich zum zweiten Punkt, an dem Workforce Management ansetzt: Es geht darum, den ordentlichen Betrieb und die Überlebensfähigkeit des Unternehmens zu sichern. Denn der wirtschaftliche Einsatz der Arbeitszeit lässt sich durch verschiedene Flexibilisierungsinstrumente wirksam stützen. Hier kommen die offiziellen Empfehlungen der Behörden zum Tragen: Unternehmen sollten Arbeits- und Urlaubszeiten möglichst individuell mit den Arbeitnehmern abstimmen. Eine integrierte Software für Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung kann hier eine große Hilfe sein. Dort sind aufgelaufene Zeitguthaben, Resturlaube, Überstunden und Zuschläge transparent dokumentiert und bilden die Basis für eine optimierte sowie effiziente Planung und Steuerung der Mitarbeiter. Sind keine positiven Salden beziehungsweise Überzeiten vorhanden, lassen sich negative Zeitkonten aufbauen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder abbauen. Das gibt in jedem Fall schon einmal Extra-Flexibilität. Ebenso ist es möglich, temporär Teilzeit oder Kurzarbeit zu vereinbaren. Um die aktuelle Krisensituation zu überleben, ist es entscheidend, dass Unternehmen und Arbeitnehmer gleichermaßen zur Flexibilität bereit sind.

Also spielt gerade jetzt die flexible Dienstplanung eine entscheidende Rolle?

Auf jeden Fall. Im Moment erhalten wir viele Anfragen in Zusammenhang mit Kurzarbeit, den damit verbundenen Analysen und Auswertungen sowie der Simulation von optimalen Möglichkeiten, den Betrieb wieder hochzufahren. Mit digitaler Personaleinsatzplanung lassen sich flexible Arbeitskonzepte, ob entkoppelte Schichtplanung, Organisational Split oder mobile Zeiterfassung, effizient umsetzen. Den meisten Unternehmen wird aktuell schmerzlich bewusst, dass der flexible und wirtschaftliche Einsatz der Arbeitszeit in letzter Konsequenz sogar den Stellenabbau verhindern kann. Workforce Management ermöglicht es, diese Flexibilität in die Praxis umzusetzen. Dabei spielen Selfservices, Wunschdienstpläne und Tauschbörsen zur stärkeren Integration der Mitarbeiter eine wichtige Rolle. Genauso wie Qualifikationsmanagement, Personalbedarfsermittlung und häufig auch eine strategische Kapazitätsplanung. Viele Unternehmen erkennen erst jetzt, welchen Mehrwert Workforce Management schafft – in guten wie in schlechten Zeiten.

Wie kann Workforce Management bei der Einführung von Kurzarbeit helfen?

Gerade die Umsetzung der Kurzarbeit lässt sich nur mit digitalem Workforce Management einfach sicherstellen. Bereits zur Anspruchsprüfung, ob ein Unternehmen zur Kurzarbeit berechtigt ist, zieht der Arbeitsmarktservice (AMS) lohnrelevante Unterlagen heran. Die geforderten Prüfungskriterien, wie etwa Schichtpläne oder Arbeitszeitkonten, stehen in einer Workforce-Management-Lösung transparent auf Knopfdruck zur Verfügung. Gehen wir noch einen Schritt weiter: Wird die Kurzarbeit genehmigt, gilt es, die gekürzte Arbeitszeit zu definieren und die Differenz zur Sollzeit zu bestimmen. Nach dem Erfassen der tatsächlich geleisteten Stunden füllt die Software die gekürzte Arbeitszeit automatisch bis zur Sollzeit auf, das Arbeitszeitkonto wird dann automatisch ausgeglichen. Gekürzte und geleistete Arbeitszeiten sind auf Knopfdruck in Reports sichtbar. Die für die Kurzarbeit relevanten Lohnarten werden automatisch generiert und an das Lohn- und Gehaltssystem übertragen. Und zwar nicht nur für den vergangenen Monat, sondern auch für den aktuellen Monat.

Gewinnt Workforce Management also in der Krise an Bedeutung?

Ja, in der Tat haben wir in dieser absoluten Ausnahmesituation die Chance, unseren Kunden dabei zu helfen, den operativen Geschäftsbetrieb so reibungslos wie möglich aufrecht zu erhalten. Viele unserer Kunden agieren im Gesundheitswesen, im Öffentlichen Dienst, im Einzelhandel oder in der Logistik. All das sind Branchen, die aktuell eine essentielle gesellschaftliche Bedeutung haben. Unsere Software ist sozusagen systemkritisch für die Bewältigung der aktuellen Herausforderungen. Das treibt uns an und macht unsere Arbeit noch bedeutungsvoller und relevanter.

ATOSS auf dem personal manager Expofestival:

Auf dem personal manager Expofestival am 19. November in Wien präsentiert ATOSS seine Workforce- Management-Lösung. Außerdem können sich die Besucher über weiteren Dienstleistungen des Unternehmens informieren, darunter Prozess- und Organisationsberatung, Potenzialanalysen sowie Change-Management.

Profilbild Markus Wieser
Markus Wieser
Executive Director Product Management bei | Website

Als Executive Director Product Management verantwortet Markus Wieser die Gestaltung und Vermarktung der Produkte bei der ATOSS Software AG. Der diplomierte Ingenieur belegte den Studiengang Technische Mathematik an der Technischen Universität Graz. Seine Karriere bei ATOSS begann Wieser 1995 in der Entwicklung. Sein erklärtes Ziel ist es, Lösungen zu gestalten, die Unternehmen einen messbaren Mehrwert bieten.

Markus Wieser

Als Executive Director Product Management verantwortet Markus Wieser die Gestaltung und Vermarktung der Produkte bei der ATOSS Software AG. Der diplomierte Ingenieur belegte den Studiengang Technische Mathematik an der Technischen Universität Graz. Seine Karriere bei ATOSS begann Wieser 1995 in der Entwicklung. Sein erklärtes Ziel ist es, Lösungen zu gestalten, die Unternehmen einen messbaren Mehrwert bieten.