Virtuelle Meetings effektiv und effizient gestalten

Woche eins mit den verschärften Regelungen aufgrund des Coronavirus ist geschafft! Ein Teil deiner Arbeitszeit war möglicherweise geprägt von Meetings, die erstmals virtuell abgelaufen sind.

Führungskräfte und Personalisten  aus unterschiedlichen Organisationen, mit denen ich zusammenarbeite, beschreiben unterschiedliche Erfahrungen. Diese reichen von  „Wir sind in unseren Meetings fokussierter als bisher“ über „Unsere Meetings ufern aus, weil alle erzählen, was sie gerade machen“ bis zu „Nur eine/einer redet, alle anderen sind stumm geschaltet.“

Was braucht es also, um virtuelle Meetings effektiv und effizient zu gestalten?

Auf den Punkt gebracht: Nutze all das, was wirksame und  effiziente Face-to-face-Meetings auch ausmacht und konzentriere dich auf K D I.

K D I steht für

• Klarheit,
• Disziplin und
• zwischenmenschliche Interaktion.

Schwachstellen, die es möglicherweise in Face-to-face- Meetings bisher gab, werden im virtuellen Kontext offensichtlicher, und damit wird der Leidensdruck höher.

Nachfolgend liest du praktische Tipps für den verstärkten Fokus auf K D I:

KLARHEIT

Stelle Klarheit her zu folgenden Fragen:

• „Was ist das konkrete Ziel des Meetings?“ Ist das Meeting die beste Form, um das Thema zu bearbeiten?
• „Was ist das Ergebnis, das wir mit dem Meeting erreichen wollen?“
• „Welche Art von Meeting ist es?“ (zum Beispiel Informationsweitergabe, Brainstorming, Treffen von Entscheidungen, Erfahrungsaustausch)
• „Warum bin ich bei diesem Meeting dabei?“ „Was ist meine Aufgabe, mein Auftrag?“ „Welchen Beitrag kann ich leisten?“ „Was wird von mir erwartet?“
• „Wer sonst sollte in dem Meeting involviert sein? (zum Beispiel Auftraggeber, Entscheider, bestimmte Wissensträger)

Ja, es mag aufwendig erscheinen, diese Fragen zu klären, nur sofern diese Klarheit für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer nicht gegeben ist, gehen sie mit unterschiedlichen Erwartungen in Meetings hinein.  

DISZIPLIN & FOKUS

• Vorbereitung: Wenn Ziele und Art des Meetings klar sind, wissen alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer, was für das Meeting vorzubereiten ist. Gehe mit gutem Vorbild voran und sei vorbereitet!

• Pünktlichkeit und störungsfreies Umfeld: Wenn ein Meeting für 9 Uhr angesetzt ist, sollen alle vorab eingewählt sein, und die Infrastruktur sowie das erforderliche Equipment sichergestellt haben, sodass die Besprechung pünktlich und störungsfrei startet.

• Geplante Zeiten einhalten: Ein einstündiges Meeting wird auch nach dieser Stunde beendet. Sollte sich herausstellen, dass es mehr Zeit brauchen würde, kläre am Ende des virtuellen Meetings, wie die offenen Themen weiter bearbeitet werden.   

• Kürzere Meetings (45 bis maximal 60 Minuten): Konzentriere dich auf kürzere Meetings, die aber den vollem Fokus von allen Teilnehmenden haben. Sollten mehrere Themen zu bearbeiten sein, die mehr Zeit beanspruchen, setze nach jeweils spätestens 60 Minuten virtuelle Pausen an.

• Stelle sicher, dass eine dokumentierte Zusammenfassung der Ergebnisse und  Vereinbarung zu Follow- up-Aktivitäten gibt. 

• … und gut bekannt, nur nicht immer so leicht umzusetzen: achtet darauf, einander wirklich zu zuhören und ausreden zu lassen.

ZWISCHENMENSCHLICHE INTERAKTON

Bisher gab es in der Regel neben virtuellen Meetings auch die Möglichkeit von persönlicher Interaktion. Daher lag in diesen virtuellen Meetings häufig der Schwerpunkt „auf der Sache / dem Thema“.

Nachdem die Möglichkeit der persönlichen Interaktion derzeit sehr eingeschränkt ist, gib der zwischenmenschlichen Interaktion Zeit und virtuellen Raum.

• Falls von der Infrastruktur möglich, führe virtuelle Meetings im Videomodus durch, weil dies mehr Nähe schafft. Es gibt dir die Möglichkeit, mehr von der Reaktion deiner Gesprächspartner mitzubekommen.

• Plane zu Beginn des Meetings bewusst Zeit für ein soziales Onboarding ein. Dies können Fragen sein, wie zum Beispiel „Wie ist derzeit dein aktueller Energielevel?“ „Was brauchst du, damit du dich bestmöglich ins Meeting einbringen wirst?“ „Was braucht es, damit wir das Meeting bestmöglich nutzen können?“

• Nutze grundsätzlich häufiger Fragen, damit das Involvement gegeben ist. Zusätzlich zu den offenen und geschlossenen Fragen, eignen sich Skalenfragen. Damit kannst du von der Einschätzung über das Commitment  bis hin zu Erfahrungen Verschiedenes abfragen. Zum Beispiel „Auf einer Skala von 1 bis 10, wie hoch ist dein Commitment, die vorgeschlagene Idee umzusetzen?” Anschließend stellen weiterführende offene Fragen, wie zum Beispiel „Was braucht es, um von 6 auf eine 7 zu kommen?”

Nutzen Sie Einwortfragen, um schnell Meinungen oder Ideen einzuholen.

• Braucht es ein soziales Onboarding zu Beginn des Meetings, ist eine Feedbackschleife zum Abschluss des  Meetings ebenso wichtig. Fragen wie, „Was hat heute gut gepasst? Was sollten wir beibehalten?” „Was sollten wir für das nächste Mal ändern?” helfen, die Qualität und Effizienz er Meetings laufend zu verbessern.

Empfehlung! ROTI = Return on Invested Time als Feedback Methode. Mit der Skalenfrage „Für dieses Meeting, hat sich Deine investierte Zeit gelohnt – in Relation zu dem erzielten/erzielbaren Nutzen/Vorteil ?“ holst du Feedback zum Meeting ein, Die Skala reicht  von „1 = wertlos” bis „5 = großer Nutzen”. Daran schließen dann die bereits erwähnten Fragen an.

Zum Abschluss noch zwei weiterführende praktische Tipps:

• Stelle sicher, dass es für jedes Meeting eine Moderatorin/einen Moderator gibt, die/der die Einhaltung der wesentlichen Prinzipien wirksamer Meetings sicherstellt.
• … und zu guter Letzt: Es braucht das Mindset / die Haltung aller Teilnehmenden, dass virtuelle Meetings eine passende Form von Besprechungen sind.