Social Media Plattformen haben längst Einzug gehalten in die Arbeitswelt. Dabei vermischen sich auf Xing, LinkedIn, Facebook & Co. oft Berufliches und Privates. Viele Menschen kommunizieren über soziale Netzwerke mit ihren Freunden, pflegen dort aber auch berufliche Kontakte. Sie informieren sich über Hobbys und erfahren, was es Neues in ihrer Branche gibt. Zudem teilen sie private und berufliche Inhalte. Für Arbeitgeber können die Social-Media-Aktivitäten ihrer Mitarbeiter zwar nützlich sein, aber sie bergen auch Risiken.
Warum Social Media Guidelines?
Wenn Mitarbeiter auf Social Media zum Beispiel interne Informationen verbreiten, extreme politische Ansichten vertreten oder sich schlichtweg im Ton vergreifen, kann dieses Fehlverhalten auf das Unternehmen zurückfallen. Vorbeugen können Arbeitgeber, indem sie eine Social Media Guideline aufsetzen, die festlegen, wie Mitarbeiter in Bezug auf ihre Arbeit soziale Medien nutzen dürfen. Genau das geschieht in Unternehmen aber noch zu selten – oder nicht gründlich genug, sagt Anna Mertinz, Arbeitsrechtsexpertin bei KWR Rechtsanwälte: „Es gibt nach wie vor viele Unternehmen, die keine oder nur eine sehr einfache Social Media Guideline haben“, so die Rechtsanwältin. „Das ist sehr riskant.“ Denn Mitarbeiter könnten Arbeitgebern durch ihre Social-Media-Aktivitäten schaden.
Dabei ist nicht immer böser Wille oder eine radikale Grundhaltung im Spiel. So kann ein Mitarbeiter, der über Social Media für das eigene Unternehmen wirbt, gegen das Wettbewerbsrecht verstoßen. Auch wer aus Unachtsamkeit Betriebsgeheimnisse ausplaudert oder sensible Informationen über Kollegen weitergibt, gerät unter Umständen mit dem Gesetz in Konflikt und schadet seinem Unternehmen.
Was können die Guidelines leisten?
Social Media Guidelines können …
- auf die rechtlichen Regelungen hinweisen, gegen die Mitarbeiter bei der Nutzung von Social Media Plattformen verstoßen können.
- Beispiel dafür bringen, welche Postings in Ordnung – oder sogar erwünscht – sind und welche nicht.
- informieren, welche sozialen Medien Beschäftigte beruflich nutzen dürfen.
- festlegen, ob es grundsätzlich erlaubt ist, soziale Medien während der Arbeit auch privat zu nutzen.
- im Umgang mit sozialen Medien schulen und Regeln der Netiquette vermitteln.
Sie können Mitarbeitern zwar nicht vorschreiben, was sie in ihrer Freizeit auf Social Media Plattformen unternehmen. Allerdings können sie darauf hinweisen, dass Mitarbeiter dann, wenn sie ihren Social-Media-Auftritt auch beruflich nutzen oder die Aktivitäten im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen, mit ihren Äußerungen sehr vorsichtig sein müssen.
Beispiele für Social Media Guidelines
Die Social-Media-Agentur viermalvier.at hat auf einer Website Beispiele für Social Media Guidelines zusammengetragen (https://www.social-media-guidelines.com/), die sich mit diesem Thema auseinandersetzen. So geht das Österreichische Roten Kreuz in seiner Social Media Guideline explizit auf die Vermischung von Dienst und Privatleben in sozialen Medien ein. Hier sei „gesunder Menschenverstand“ gefragt, heißt es in der Richtlinie: „Je mehr man sich selbst im Umfeld des Roten Kreuzes positioniert, umso mehr muss man auch mit seinen Aussagen aufpassen“, erklärt die Guideline, um anschließend ein Beispiel zu geben: „Wenn das eigene Profilfoto beispielsweise in Rotkreuz-Uniform aufgenommen wird, dann ist es nicht angebracht, parteipolitische Statements abzugeben oder sich in einen (partei)-politischen Diskurs einzumischen.“ Weiters warnt die Richtlinie davor, persönliche Geschäfte auf Social Media mit den Anliegen des Roten Kreuzes zu vermischen. Zudem gibt sie Tipps für die Netiquette, speziell dann, wenn der Umgangston anderer User entgleist.
Die Agentur vibrio stellt in ihren Richtlinien Regeln für den Umgang mit dienstlichen Social-Media-Accounts auf, wie zum Beispiel: „Auf dienstlichen Social Media Accounts werden das eigene Unternehmen, sowie Partner, Kunden und Lieferanten des Unternehmens nicht kritisiert.“ Bezogen auf private Accounts stellt die Guideline klar, dass Mitarbeiter diese auch dienstlich nutzen könnten, allerdings sollten sie verantwortungsvoll damit umgehen und sich loyal zum Unternehmen verhalten. Kritik an Partnern, Kunden und Lieferanten solle beispielsweise unterbleiben, die Postings dürften nicht die wirtschaftlichen Interessen des Arbeitgebers gefährden. Der private Charakter von Äußerungen solle zudem immer klar erkennbar sein. Der Arbeitgeber gibt den Mitarbeitern sogar eine entsprechende Formulierung an die Hand: „Die Inhalte auf dieser Seite sind meine persönliche Meinung und repräsentieren nicht die Positionen, Strategien oder die Meinung von vibrio.“
Was sollten Unternehmen bei der Gestaltung von Social Media Guidelines beachten?
Beide Beispiele zeigen, wie Unternehmen anhand von Beispielen klarstellen können, wie sie sich den Umgang mit Social Media wünschen. Rechtsanwältin Mertinz rät Arbeitgebern, die Richtlinien sprachlich so einfach wie möglich zu halten, auf verschachtelte Sätze und Fremdwörter zu verzichten (oder letztere zu erklären). Wichtig seien zudem konkrete Beispiel, an denen sich die Mitarbeiter orientieren können. Hilfreich sei zudem, eine Ansprechperson im Unternehmen zu definieren, an die sich Mitarbeiter wenden können, wenn sie Fragen zur Social-Media-Nutzung haben.
„Wichtig ist aber auch, darauf hinzuweisen, dass Verstöße gegen Social Media Guidelines Konsequenzen haben können – arbeitsrechtliche, zivilrechtliche und andere, wie zum Beispiel auch Reputationsverlust“, stellt Mertinz klar.
Sie plädiert dafür, die wichtigsten Regelungen schon in den Dienstvertrag mit aufzunehmen – oder im Vertrag auf die Social Media Guideline zu verweisen. Die Guideline sollte außerdem nicht nur im Intranet oder in der Personalabteilung aufliegen. Stattdessen ist es ratsam, jedem Mitarbeiter ein Exemplar auszuhändigen und dieses zur Kenntnisnahme unterschreiben zu lassen. Damit die Richtlinie nicht in der Schublade verstaubt und veraltet, ist es natürlich auch ratsam, diese regelmäßig zu prüfen und bei Bedarf zu aktualisieren..
Wer übrigens sichergehen will, dass Mitarbeiter die Social Media Guideline des Unternehmens nicht nur kennen, sondern auch anwenden, sollte Workshops anbieten, in denen Beschäftigte an praktischen Beispielen üben können. Denn Übung macht bekanntlich den Meister.
Webtipp
Weitere Infos bietet das Video-Interview mit Anna Mertinz über Social Media Guidelines.
